在庫が発生する業種の場合、「棚卸し」が期末において必須の手続きになるということは、経営者の皆様はよくご存知でしょう。今回は、その棚卸しの手続きについて、その意義に着目し、効果的に棚卸しを行うために意識すべき点について解説します。
棚卸しとは？
棚卸しとは、期末に商品等の在庫の数量を確認し、会計上の期末棚卸資産の金額を確定させる目的で行われる作業のことをいいます。
会計上、会社はどんな成果を出したのかを表示する必要があり、その成果を表す代表的な指標が「利益」です。この利益を確定させるために棚卸しが必要となります。そして、棚卸資産にかかる決算整理仕訳を期末に切ることで適切な利益が計算されるのです。
また、棚卸しによって在庫の実際の数量を把握できるようになれば、理論上の数量との比較が可能となります。事業を行ううちに消失したものや、場合によっては横領された数量をも把握することができるということです。
同時に、棚卸しには在庫の過不足を把握する役割もあります。在庫管理を強化することは資金繰りを良好にすることにも繋がります。
棚卸の目的とは？
棚卸を行えば自社の現在の在庫状況を知ることができ、同時に売上に対する商品原価を計算することもできます。原則、在庫を仕入れた際にかかる仕入れ費用は、商品として売り上げた分のみを原価として計上することができます。つまり期首(前期末)と期末の棚卸の差額を原価として、総売上から差し引いた残りが利益となるのです。
また、何の商品がどのくらい売れ残っているかを改めて確認が出来、食品など販売期限が設けられている商品をチェックすることで、今後の販売戦略の指針を決める手助けにもなるでしょう。
【棚卸の方法】
棚卸は一般的に、棚卸は実地棚卸と帳簿棚卸という２つの手法を組み合わせて行います。
実地棚卸とは、実際に倉庫にある商品を数えていく方法です。棚卸以外の業務を止めるか止めないかで、一斉棚卸と循環棚卸の２つに分けられます。
帳簿棚卸は帳簿やソフトウェア上で在庫をカウントすることです。帳簿には日々の入出荷を記録してあるため、その差から現時点での在庫を求めるのです。
棚卸は正確な作業が求められるため、実地棚卸と帳簿棚卸を組み合わせて実施する企業が多いようです。棚卸の詳細な手法についてはこちらの記事をご覧ください。
〈参考記事〉
https://www.tetsujinkun.com/media/thorough-explanation-inventory/
在庫差異が起きる４つの原因とは？
棚卸は実在庫と理論在庫の差異が無いか確認する作業です。作業の結果、実在庫と理論在庫とで差異（過不足）があることが発覚した場合、その原因を確かめる必要があります。以下では、在庫差異が起こる原因を紹介していきます。
【棚卸中のカウント漏れ・重複カウント】
在庫差異が発生したら、まずはカウントミスを疑いましょう。自社の倉庫は整理整頓が行き届いているでしょうか。倉庫業務では３S（整理・整頓・清潔）を意識することが大切です。
空のダンボールなどが積み上がり、本来カウントすべき商品が隠れてしまっていると、あるはずの商品が無いなどの在庫差異の原因となります。また複数人でカウントしている場合は重複してカウントしてしまう場合もあります。
【自社のミスによる在庫減の記録漏れ】
出荷以外で在庫が減る原因として、サンプルとしてお客様に提供、または庫内作業で誤って破損させた場合が考えられます。自社ではこれらを想定したルールを決める必要があります。
特に商品を破損させた場合、作業員が報告せずに自己判断で廃棄している場合もあるため、改めてルールを徹底する必要があります。出荷以外で在庫が減った場合も必ず記録に残しましょう。
【商品の取り置きによるデータ差異】
データ上は商品を出荷し売上が発生しているが、実際はお客様の要望で来月納品するまで倉庫に保管されているケースはないでしょうか。いわゆる、取り置き状態です。
一番望ましいのは現場の混乱を避けるために、取り置きの運用を止めることですが、企業によっては難しいこともあるでしょう。その場合はシステム側を改修し、棚卸時に在庫差異とならないような工夫が必要です。
【入荷元の納品ミス】
可能性は低いですが、入荷元の納品ミスということもあり得ます。100個納品するはずが99個しか納品されていなければ、きちんと出庫記録をつけていても棚卸で数が合わなくなります。
入荷の際は数量に間違いがないか確認し、正しい数を記録するようにしましょう。
棚卸を効率的に行う方法とツールとは？
倉庫業務は煩雑になりがちで、それゆえに大小さまざまなミスも起きやすいものです。前述したような原因で棚卸時に在庫差異が起こることもあります。課題を解決し棚卸を効率的に行うためには、一体どのような手法を用いればよいのでしょうか。以下では、棚卸を効率的に行う方法をご紹介します。
【業務マニュアルを作成】
棚卸を行う際は、事前に業務マニュアルを作成しておきましょう。棚卸の規模が大きくなればなるほど携わる人員も増えるため、各人の勝手な判断に頼るとエラーの元になります。
それを防ぐために、棚卸の重要性・差異を防ぐ方法」・差異が発生した場合の対処方法などを事前に共有しておくことが大切です。「迷った時はマニュアルを参照して下さい」とアナウンスすることで、現場リーダーの負担を軽減することもできるでしょう。
【Excelで在庫管理表を作成する】
ほとんどの企業で導入済みの表計算ソフトであるExcelで在庫管理を行えます。Excelにはさまざまな機能が搭載されているため、それらを上手く活用すれば在庫管理に適したフォーマットを作成することができるでしょう。
Excelで在庫管理を行うメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
・コストがかからず導入が容易
・システムにとっつきやすい
一方、Excelで在庫管理を行うデメリットとしては、下記のようなものが考えられるでしょう。
・データの個数に限りがある
・シートが複雑化する
・同時編集やリアルタイム化ができない
Excelで在庫管理を行うか、それとも専用のシステムを導入するかは業務形態や会社の規模によって選択することをおすすめします。システムを導入する際にもっとも大切なことは、自社に適したものを選ぶ、という点です。
エクセルでの在庫管理表作成について、詳しくはこちらの記事を参照してください。
〈参考記事〉
https://www.tetsujinkun.com/media/thorough-explanation-inventory/
【バーコード、ＱＲコードで管理する】
在庫である商品にバーコードやQRコードをつけることで管理が容易になります。商品番号で管理する場合はどうしても番号の入力ミスが生じやすいものですが、バーコードやQRコードであればその心配はありません。
各商品につけられたバーコードやQRコードをハンディターミナルで読み込むことで、棚卸を含めたさまざまな業務に活用できます。
バーコードによる在庫管理の効率化については以下の記事をチェックしてみてください。
〈参考記事〉
https://www.tetsujinkun.com/media/introduct-barcode/
【RFIDで管理する】
RFIDとは、電波を用いてRFタグのデータを非接触で読み書きするシステムです。RFIDとバーコード・QRコードの違いとしては、データ量・複数識別の可否が挙げられます。
バーコード・QRコード・RFIDの中ではRFIDにもっとも多くのデータを入れられ、また複数識別も可能なため商品が袋に入ったままでも個数を読み取ることができます。バーコードやQRコードもとても便利な存在ですが、複数識別はできないため、個数だけは手入力する必要がありました。
手入力はヒューマンエラーの余地があることにも繋がるため、業務効率化・正確化の面では好ましいことではありません。その点RFIDであればシステムによっては目視で個数を数える必要がなくなるため、より正確な在庫管理に繋がるでしょう。
【在庫管理アプリを活用する】
在庫管理アプリとは、在庫がいくつあるかの確認や、入庫・出庫といった動きのデータを管理できるアプリを指します。在庫管理アプリを利用するとデータの入力の自動化ができ、オンラインで場所を選ばず在庫確認もできるのが特徴です。
カメラによるスキャンやバーコード管理による会計など、ほかの業務もまたがって完了できるアプリもあります。アプリ1つの導入で多くの業務を行えて、ミスの防止にもつながるでしょう。
《メリット①：在庫を最適化できる》
在庫管理において、各商品の数量を最適化するのは重要です。在庫が少ないと、顧客のニーズに素早く対応できません。逆に多すぎても、過剰在庫となってしまい、余計なコストが発生します。
在庫管理アプリを利用すれば、各商品の在庫数を常に把握できるだけでなく、変動まで確認可能です。在庫を最適化できるので、利益の最大化につなげられます。
《メリット②：ミスを未然に防げる》
在庫管理アプリは自動で在庫数が入力されるので、エクセルなどによる人の手入力時に発生するミスを防げます。棚卸などで数が合わず何度も確認作業をしたり、入力ミスの修正をしたりする時間を減らせるのがメリットです。
ミスを未然に防げる環境をつくれれば、従業員は接客など人でなければできない業務に専念できます。店舗運営以外の分野でも、クリエイティブな業務に集中できる点も在庫管理アプリを導入するメリットです。
《メリット③：コストがあまり掛からない》
在庫管理アプリは種類や利用する機能によって、導入や管理にコストが発生します。しかし、大きなコストではないので、効果に対してメリットの方が大きいケースが多いです。
管理のコストがあまりかからないので、導入後は負担少なく在庫管理を行えます。在庫にあった気づかない無駄を把握できるので、導入前よりも売上や利益が増加する可能性もあるでしょう。
《メリット④：クラウド上でどこからでも利用可能》
在庫管理アプリはクラウド上で管理でき、ネット環境とスマホやタブレットさえあれば、どこからでも確認や操作ができます。顧客との商談のなかで在庫を問われ、確認したい際もすぐにみられるのでニーズに応えやすいです。
また、オンライン上で在庫を管理し、売れる見込みのある商品を押さえておけるので対応力の高さにつながります。
【在庫管理システムを活用する】
適切な在庫管理システムを導入すれば、簡単な操作で正確性の高い在庫管理を行えます。また、データを容易に全社員に共有することが可能、また在庫管理における人員コスト削減にも繋がることが期待できます。
システムで在庫管理を行う方法としては、ハンディターミナルを使うやり方が一般的です。棚卸作業を例に挙げると、従来は在庫の商品名・番号と個数を紙に書いて後でパソコンに入力していたところを、ハンディターミナルで在庫のバーコードを読み取って数量を入力し、それをパソコンに転送するだけで事足ります。
在庫管理システムの基礎を知りたい方は以下を参照してください。
〈参考記事〉
https://www.tetsujinkun.com/media/reason-to-utilize-the-system/
システムを活用した棚卸表作成で迅速な経営判断を実現
迅速な経営判断を行うためには、リアルタイムでの正確な利益の把握が欠かせません。棚卸しは単に適切な在庫管理を実現できるというだけではなく、経営の意思決定を支えるという重要な役割を果たしていると言えるのです。そのためにも、ミスを減らし、効率的に棚卸しを行い、その結果を棚卸表で迅速に確認できるようにしなくてはなりません。
棚卸表の作成を効率化する方法として、エクセル・アプリを使っている企業も多いかもしれませんが、商品数が多いと管理が煩雑になるうえ、ミスも起こりやすくデメリットが多いのが現状です。そこでおすすめしたいのが、在庫管理システムの活用です。リアルタイムでの在庫数確認が可能になるうえ、計算ミスも起こりにくいため、正しい経営判断にも大きく貢献します。
在庫管理・棚卸なら「鉄人くん」がおすすめ
最近はクラウドベースのサービスが増えており、初期費用や毎月の利用料金も非常に安価になっています。また、多くの在庫管理ソフトが無料版や無料トライアル期間を用意していますので、まず無料で試した後、自社に向いていると判断できたら有料版にアップデートするというのもよいでしょう。
クラウド型生産管理システム「鉄人くん」は、わかりやすい画面と手厚いサポートで、システムが初めても企業でも使いやすくわかりやすいのが特徴です。
また、トライアルキャンペーンも実施していますので、生産管理システムの導入を検討してみたいとお考えの方は、こちらからお気軽にお問合せ・ご相談ください。
