原材料を加工してさまざまな製品を作り出す製造業では、部品在庫管理が非常に重要な業務だといえます。部品在庫管理が適正に行われない企業は、過剰在庫や在庫不足による機会損失により、顧客の信頼を失う可能性もあるでしょう。
しかしながら、部品在庫管理の適正化といわれても、その目標や課題、適正化するための方法を知らない方にとっては、何から手をつけるべきなのか分からないと思います。そこで今回は、最適な生産管理システムを探している方のために、部品在庫管理の目的や課題、適正化する方法などについて紹介します。
部品在庫管理の課題を抱えており、クラウド生産管理などに興味がある方は必見の内容です。ぜひ参考にしてみてください。
在庫管理の目的
在庫管理とは、必要な商品や資材を欲しいタイミングで十分な量を指定場所へ提供するために、適正な数の在庫を確保するための活動です。つまり、在庫管理とは「在庫」という形式で投資を行った商品や資材を、後のプロセスで利益を乗せて収益化するための活動といえるでしょう。
したがって、製造業の部品在庫管理を適正化を行うことで、キャッシュフローの改善や生産性向上、人手不足対策につながるのです。
キャッシュフローの改善
製造業の部品在庫管理を適正化する目的のひとつが、キャッシュフローの改善になります。適正な在庫管理が行えない企業は、無駄なコストが発生することに加え、ビジネスチャンスを失う可能性が多くなるからです。
例えば、明らかに過剰な在庫を抱えてしまった場合には、すべてを売り切ることが困難なため無駄なコストが発生してしまいます。さらに、在庫を保管するための倉庫の家賃や管理コストも発生し、さらにキャッシュフローが悪化する原因になるのです。
一方、逆に在庫が不足すると、顧客の需要に対応できず売り上げが立たないばかりか、顧客の信頼低下にもつながりかねません。
したがって、キャッシュフローを改善するためにも、部品在庫管理は適正に行うべきなのです。
生産性向上
部品在庫管理の適正化は、製造業の生産性向上にもつながります。前述した通り「在庫＝コスト」であり、管理業務の適正化を行うことでさまざまなメリットがあるからです。
まず、必要最低限の在庫にすることで管理スペースの無駄を省くことができれば、ランニングで発生する家賃を下げることが可能です。また、在庫の数をリアルタイムに把握できるようにすることで、在庫を探したり受発注を行ったりする人件費を抑えることもできるでしょう。
欲しいタイミングで必要な在庫を確保しておければ、ビジネスチャンスを逸することがなくなり費用対効果を最大化できます。したがって、部品在庫管理を適正化することで、最低限のコストで製造業の生産性を高めることが可能になるわけです。
人手不足対策
製造業の部品在庫管理を適正化することは、人手不足対策としても有効です。
少子高齢化社会に突入した日本では、年々労働人口が減少傾向にあります。そのため、部品在庫管理に多くの工数が必要な企業においては、本来の製造業務に割けるリソースが減ってしまい生産性が下がっているケースが多いのです。
また、部品在庫管理をExcelや手書きの管理台帳で行っている企業においては、多くの工数が必要になることに加え、ヒューマンエラーの発生頻度も高くなります。そのため、予期せぬトラブルが発生したり、イレギュラーな事態に対応できなかったりするデメリットもあるのです。
よって、製造業の人手不足を解消するためにも、部品在庫管理業務を適正化しておくべきでしょう。
製造業における部品在庫管理の課題
そもそも製造業において部品在庫管理が必要な理由は、過剰在庫の発生やリードタイムの長期化による販売ロス、イレギュラーへの対応が必要になるといった慢性的な課題があるからです。そのため、部品在庫管理の適正化は、製造業にとって必要不可欠なミッションといえるでしょう。
それぞれの課題について解説するので、部品在庫管理の重要性について考える際の参考になれば幸いです。
過剰在庫の発生
製造業が過剰在庫の発生を完全になくすことは、現実的に難しいでしょう。なぜなら、自社内でいくら部品在庫管理を適正化できていたとしても、顧客先でトラブルが発生し受注が取り消しになったり、新型コロナウイルスや地震などの外的要因によって市場の状況が大きく変わったりするなどイレギュラーが発生する可能性があるからです。
しかし、だからといって部品の在庫管理を行わなくてよいわけではありません。不要な在庫は無駄なコストとイコールなので、少しでも有効活用できるように適正な在庫管理を行うべきなのです。
顧客や市場の状況を常にウォッチしながら、必要な量の部品を必要なタイミングで準備できる在庫管理が、製造業では必要不可欠になります。
リードタイムの長期化による販売ロス
製造業ではリードタイムが長くなるほど、販売ロスにつながる確率が高くなります。製造業では部品を調達してから実際に販売できる商品が完成するまでリードタイムをどれだけ短くするかで、ビジネスチャンスをものにできるかどうかが決まるからです。
当然ですが、顧客が欲しいと思うタイミングでなければ商品は売れません。また、競合が商品を販売できていないときに、自社が販売できるときには大きな売り上げも期待できるでしょう。
したがって、リードタイムの短期化は、製造業における重要なミッションなのです。市場の変化が読みづらくなった昨今においては、臨機応変に部品を調達しリードタイムを短くできる企業でなければ生き残れないといっても過言ではありません。
イレギュラーへの対応
製造業ではイレギュラー対応も想定して、部品在庫をキープしておく必要があります。仕入れ先で何らかのトラブルが発生して部品の納入が遅れたり、製品の供給先から急に大量発注がかかったりするといったケースが想定されるからです。
しかし、このような場合でもある程度ゆとりを持って部品在庫管理を行っていれば、スムーズに対応できるでしょう。
一方、繁忙期になると仕入れや生産量が増える企業も多いと思いますが、競合も同じ状況であるため部品調達が難しくなることや、従業員の残業や業務負荷が高くなるという問題がでてきます。そのような事態を避けるためには、部品の調達や製造を前倒すことで、あらかじめ繁忙期へ向けた準備をしておくのがよいでしょう。
部品在庫管理を適正化することで、毎年の繁忙期や閑散期などの動きも見えてきますので、生産性を一定に保てるような調整が可能になるのです。
部品在庫を効率的に管理する方法
製造業の部品在庫管理を効率化する方法は、自社で在庫管理シートを作成して管理する方法と、在庫管理システムを導入する方法の大きく2種類があります。前者の方法で部品在庫管理を行っている企業は非常に多いと思いますが、近年は部品在庫管理の効率化できるクラウド生産管理システムなどの部品在庫管理システムを導入するところも増えている状況です。
在庫管理シートを自作する
部品在庫管理を行う１つめの方法が、自社で作成した在庫管理シートを使った管理です。Excelや手書きの管理シートを活用して、人手による在庫管理を行う方法になります。
最近は、ハンディターミナルを使って部品のバーコードを読み取り、人手を介さずにパソコンの中にあるExcelの在庫管理シートに自動入力できるソリューションを活用する企業も増えているようです。その一方で、手書きの在庫管理シートで部品在庫管理を行う企業は、少なくなってきています。
ただし、Excelで部品在庫管理が可能なのは、社員数が数名程度の企業か、本社や支社のみの部品管理しか行わない企業に限定されるでしょう。なぜなら、そもそもExcelは表計算ソフトであってデータベースソフトではないので、扱えるデータ数に限界があるからです。
そのため、複数の従業員が一度にアクセスできなかったり、多くのデータを扱うと処理が重くなったりする場合もあります。そして、最も大きな問題が、部品在庫管理表のアクセス権限が設定できないことです。
基本的にパスワードだけ知っていれば誰でもアクセスできますので、データが壊されたり盗まれたりするリスクをゼロにはできません。さらに、部品在庫管理表を作った社員が退社してしまうと、メンテナンスやトラブル対応ができないなど、在庫管理業務が俗人化することも大きな課題だといえるでしょう。
在庫管理システムを導入する
近年、多くの製造業の企業が、部品在庫管理用のクラウド生産管理システムを導入するケースが増えています。クラウド生産管理システムは、部品在庫管理はもちろん、製品の生産・販売計画や進捗・品質管理といった製造業の業務全般の管理を適正化できるソリューションです。
クラウド生産管理システムを導入することで、品目ごとの材料在庫管理が可能になります。また、実際に利用できる有効在庫を、リアルタイムに管理することもできるのです。そのため、発注を受けたタイミングで必要になる材料をキープしておくこともできます。
生産管理システムを導入すると、製造業の引き当てを含めた在庫管理ができます。さらに、部品在庫の棚卸業務も簡単にできるため、従業員の負担を大幅に軽減しつつ、正確な棚卸が実現できるのです。
部品在庫管理システムを使うメリット
製造業の企業が部品在庫管理システムを導入するメリットとしては、過剰在庫の抑制や在庫情報管理のリアルタイム化、ヒューマンエラー防止の大きく3つが挙げられます。それぞれについて説明するので、クラウド生産管理システムなどの導入を検討されている方は参考にしてみてください。
過剰在庫を減らせる
部品在庫管理システムを導入するメリットとしてまず挙げたいのが、過剰在庫を減らせる点です。
クラウド生産管理システムなどの部品在庫管理システムを活用することで、企業が保持する部品の適正在庫を把握できるようになります。つまり、必要最低限の部品がどれくらいか分かるため、投資コストを最適化できるのです。
しかし、部品在庫管理システムを導入していない場合は、ざっくりとした在庫管理しかできないため、企業側は過剰在庫を抱えざるを得ない状況になります。最悪の場合、まったく製造の見込が立たず、無駄なコストになるケースもあり得るでしょう。
したがって、過剰在庫を防ぎ、キャッシュフローを適正化するためにも、部品在庫管理システムの導入を検討するべきでしょう。
リアルタイムで在庫情報をチェックできる
部品在庫の情報をリアルタイムにチェックできる点も、部品在庫管理システムの大きなメリットです。部品在庫管理システムでは複数の従業員やシステムが同時にアクセスできるため、部品在庫データの状況もリアルタイムに変化します。
例えば、Excelの管理表は複数の従業員がアクセスできないため、受注を受ける直前は部品の在庫があったのに受注後に在庫切れといったケースも十分あり得るでしょう。こうなると、ビジネスチャンスを失うだけでなく顧客の信用も失いかねません。
一方、部品在庫管理システムを導入していればリアルタイムに部品の在庫状況が把握できますので、こうした残念な結果にはならないでしょう。部品在庫管理のリアルタイム性を担保することで、機会損出を減らし企業の収益増加に貢献できるのです。
ヒューマンエラー防止
部品在庫管理システムを導入することで、部品在庫の個数を手入力して間違えるといったヒューマンエラーを防止できます。部品在庫管理システムではハンディターミナルやバーコード、ICタグなどを利用するため、部品在庫の個数を手入力することはほぼありません。
そのため、在庫管理表へのデータ入力作業にかかる工数を大幅に圧縮するだけでなく、適正な在庫管理が実現できるのです。また、手書きやExcelの管理表のように、入力後に別の従業員が目視でチェックするといった作業も必要ありません。
部品在庫管理が適正化できていないと、過剰在庫や在庫不足の原因となり機会損失につながる危険性もあります。よって、製造業の部品在庫管理を適正化することは必須であり、それを実現するクラウド生産管理システムなどの部品在庫管理システムの導入が不可欠なのです。
部品在庫管理システムを使うデメリット
これまで手書きやExcelの在庫管理シートで部品在庫管理を行ってきた企業においては、部品在庫管理システムを導入する際、デメリットだと感じる部分が少なからずあります。しかし、費用対効果で導入効果を検討することや、従業員がツールに順応することでその多くが払しょくできますので大きな心配はありません。
ランニングコストがかかる
部品在庫管理システムを導入する場合には、初期費用や毎月の利用料金、ハンディターミナルやICタグなどのコストが必要になります。また、ベンダーのサポート費用や定期的なメンテナンス費用が発生する場合もあるでしょう。
そのため、毎月のランニングコストが発生してしまう点は、部品在庫管理システムのデメリットといえるかもしれません。しかし、部品在庫管理システム導入によって業務効率化が実現できれば、コスト以上のメリットが得られる可能性が高いでしょう。また、最近はクラウド生産管理システムが増えており、大掛かりな機材や初期投資が不要なソリューションも増えているため、導入ハードルもかなり下がっている状況です。
とはいえ、前述した通り、数名程度の従業員しかいない企業で費用対効果が合うかと問われると、必ずしもそうではない場合もあるでしょう。よって、事前に自社の課題や導入目的を明確化し、導入後に実現できる効果が投資に見合うか検証しておく必要があります。
システムに慣れる必要がある
部品在庫管理システムを有効活用するためには、従業員がツールを扱えることが大前提です。そのため、導入後、システムが使えるようになるまで、ある程度のツールに関する知識や技術を学ぶ必要があります。
また、導入時にはITやプログラムなどの知識が必要なので、IT人材がまったくいない企業には少し厳しいかもしれません。ただし、最近のクラウド生産管理ツールは優れたUI・UXを備えたものも多く、非IT人財でも十分使いこなせるソリューションも増えています。さらに、ベンダーによっては、導入支援のサポートや運用サポートも行ってくれるところもありますので、相談してみるのもひとつの方法でしょう。
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費用対効果を計算してシステム導入を検討すべき
部品在庫管理システムは、製造業における慢性的な課題を解決するための最適なツールだということが分かってもらえたかと思います。「クラウド生産管理システム」と聞くと、構えてしまう方もいると思いますが、想像以上に簡単に使えますのでそれほど構える必要はありません。ベンダーのサポートなども活用できますので、ぜひ前向きに導入を検討してみてください。
ただし、自社の部品在庫管理の規模など、部品在庫管理システムに必要なコストとの費用対効果については事前にしっかりと確認しておきましょう。
