生産管理は、工場内の製品作りに対する管理業務です。コストの把握だけでなく、製品を提供するまでの全ての生産活動を把握するため、生産管理が上手くできている企業ほど生産性や従業員の負担軽減が可能です。
しかし、中小企業においては、生産管理業務が属人化しており、頭を悩ませている方もいるでしょう。今回は、生産管理業務が属人化する原因と予防方法について詳しくみていきます。
製造業における属人化とは
製造業だけの話ではないものの、属人化とは、業務に対して特定の人材以外では対応できなくなっていることを意味します。例えば、以下のような場合はすでに業務に支障をきたす状態といえるでしょう。
- 加工や品質管理などの担当者が休みだと生産がおぼつかない
- そもそも一部の人材以外は製品の失敗や成功の判断ができない
- 一定の業務に従事する人材の業務負荷が高い
業務の中でも生産管理は属人化しやすく、企業によっては、人材の退職などによって今までよりも生産性が下がるケースも想定されます。その理由は以下です。
- 業務が共通化されていない
- スキルが必要
- 役職にされやすい
他の部署や人材が把握しにくい状況を企業が作っているケースも多いといえます。
例えば、作業内容が明確化されているだけでも、人材に頼らない生産管理が行える状態になります。しかし、この場合もリソースや経営層への報告などが必要となるため、そもそもそういった行動を起こすことができない企業も少なくありません。
そして、製造業では就業する人が少ないだけでなく、退職者も歯止めが利かない状態になっていることから、時間の確保と人材の確保が難しいといえます。
生産管理が属人化する３つのリスク
生産管理は、人や物に対する管理を徹底することによって生産性を高めるために行う業務です。そのため、経営に対して大きな影響力を持つ業務の1つといえます。
例えば、生産管理において、特定の業務や人材に対する負荷が非常に高い状態であることが把握できれば、その業務を外注化する、自動化するなどの方法で軽減するといった提案も業務内容に含まれてます。
そのうえで、生産管理業務を属人化するリスクは以下の3つになります。
- 人材の退職によって業務が成り立たなくなる
- 独自の判断方法など主観的な数字の出し方を誰もトレースできなくなる
- 内容について誰とも共有していないため業務内容を誰も把握できなくなる
生産管理業務の場合、数値から判断を行いつつ、経営層と相談をするケースも少なくありません。実際、生産管理の数字を無視した経営を続けていれば会社はすぐに立ちゆかなくなるでしょう。
例えば、商品を生産した利益に関して、経営層と生産管理業務を行う人材の見解が大きく異なる場合、既に会社と人材の意見が食い違っていることを意味します。つまり、会社としても生産管理の基準や方針をある程度把握していなければ、その数字の根拠や生産活動の評価さえも行いにくくなってしまうといえます。
生産管理がどのような内容を含むのかは、企業によって異なるものの、会社経営に大きな影響を与える管理業務であることはどの企業でも変わりません。
生産管理システムの属人化の予防方法
ここでは、生産管理に対して属人化を防ぐため、以下の3つの方法について詳しくみていきましょう。
- 業務内容を見直す
- システムの導入を検討する
- 情報共有を行う
属人化に対して、人材のスキルや能力に頼らない方法を標準化と呼びます。そのメリットは、誰でも生産管理業務が行えるようになること、人材が退職しても全く問題がなくなることが挙げられます。
例えば、製品の生産予測の方法として、あらゆる管理を行ったうえで数値を算出し、過去のデータと見比べるといった方法をとっていたとしましょう。そのうえで、実際の業務内容をマニュアル化・みえる化できれば、誰でも業務に取り組めるようになります。
また、最小の単位から生産管理システムを使用する方法もあります。生産管理システムは、今まで手動で行っていた原価管理などといった生産管理業務にまつわる大切な数字を自動的に計算する、出荷予測や製品の生産工程を誰がみても把握できる状態にすることが可能です。
例えば、製造業においても大量生産ではなく、取引先のニーズに合わせた生産計画が経営に大切なポイントとなりつつあります。そのためには、製品となる前の資材の調達や購買なども、効率化しなければなりません。
そのうえで、生産管理システムでは仕入れや購買の管理ができるだけでなく、製造業にとっては大きなマイナスとなる可能性もある在庫も管理可能です。在庫に関しては、生産管理業務の中でも企業によっては非常に負担となる可能性が高いものです。
特に、人材による現状の売れ行きに合わせて在庫をコントロールするといったリアルタイムでの判断は難しいのが実情です。しかし、生産管理システムであれば、在庫の情報だけでなく、現在の工場の稼働状況なども把握できるため、よりスムーズな商品の生産が可能となるでしょう。
標準化の注意点
生産管理業務を標準化する場合、改善を繰り返すことを前提にルールを決めましょう。例えば、口頭で説明してもよく把握できない内容は数字や映像を残すといった努力も必要です。また、システムを導入する際もどのような業務をシステムで行うのか、事前に把握しておかなければ、商品生産も難しくなります。
仮に、生産管理システムを使用する場合であってもどのような業務に対して使用しているのか、どの数字をみればいいのかなと実際に使用しなければわからない内容なども共有しまとめておくことが大切なポイントとなります。
加えて、標準化する場合には、今の業務の内容をリーダーや担当者が把握し、言語化する必要もあります。つまり、属人化していなかったとしても現在の業務内容や仕様しているシステムの内容をまとめる人材がいなければ、標準化は難しいといえるでしょう。
ちなみに、PC1台からシステムを運用することができるものの、その場合も入念な研修や経営層への解説が必要であるため、属人化からの移行は簡単ではありません。
まとめ
製造業における属人化は、短期的にみれば業務にも問題がないため、影響がないようにみえます。しかし、突然のトラブルがあった場合には、企業における生産活動ができなくなる可能性も高いといえるでしょう。
また、生産管理業務の場合は、ある程度の専門性の高い管理業務であることから、担当者以外がその内容を知らないといったケースも少なくありません。しかし、生産管理システムを導入することで、生産管理業務だけでなく、工場全体の業務の効率化が図れるため、システムの導入を検討してみましょう。
クラウド型の生産管理システムであれば、最小の単位から導入することも可能であるため、自社の状況に合わて導入が可能です。
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