在庫管理を徹底するコツとは?失敗しないためにできる工夫

在庫管理

在庫管理を徹底するコツとは?失敗しないためにできる工夫

在庫管理と聞くと、倉庫などでさまざまな商品や資材などを管理する様子が頭に浮かぶと思います。もちろん、それも正解です。しかし、厳密にいうと在庫管理は「お金に代わる前の商品や資材を管理する行為」といえるでしょう。

つまり、商品や資材が在庫であるうちは一切お金に代わることはないので、企業の売上向上には貢献できないというわけです。したがって、リードタイムを短縮し、顧客が欲しい商品や資材を、欲しいタイミングで欲しいだけ準備できる適正な在庫管理を実施する必要があります。

とはいえ、在庫管理がうまくいかない明確な理由もいくつかあるため、それらを改善しなければ適正な在庫管理は実施できないでしょう。そこで今回は、在庫管理に失敗しないように、適正な在庫管理を行うコツを紹介します。

在庫管理がうまくいかない理由

在庫管理は端的にいうと、在庫数さえきちんと管理できていれば何も問題ありません。しかし、それがうまくいかないのは、以下のような理由があるからです。それぞれについて説明します。

在庫情報が一元的に管理できていない

在庫管理がうまくいかない1つめの理由が、在庫情報が一元管理できていないケースです。

当然ながら、倉庫などの現場ではたくさんのスタッフが働いています。また、在庫管理業務も一定の規模になれば、複数のスタッフで実施することが一般的です。そのため、在庫管理が一元化できていない場合、以下のようなトラブルが発生する可能性が高くなるでしょう。

同じデータの重複入力
在庫管理を実施する際、複数のスタッフがデータ入力作業を実施すると、同じデータを別々に入力してしまう場合もあるでしょう。同じ商品や資材に関するデータを重複して入力すると、当然ながら在庫数にズレが生じます。

後述する在庫管理ツールを使って在庫管理を実施する企業も多いのですが、営業部門の販売管理システムとうまく連携が取れていない場合は、やはり重複してデータ入力が行われる可能性が高くなります。また、複数のシステムにデータを入力しなければならない場合に、あるシステムだけ入力しなかったケースなども考えられるでしょう。

請求月と出荷月の不整合

在庫の請求月と出荷月に不整合が発生すると、在庫数のズレが生まれる可能性が高くなります。例えば、営業部門では3月に売り上げ計上するつもりでいるが、購買部門では2月に請求を立ててしまったというようなケースです。

請求月と出荷月のタイミングがずれると、在庫数が合わなくなります。また、商品の出荷はすでに終わっているが、売掛金にして来月移行に請求するといった場合にも、在庫数が合わなくなる可能性が高くなるでしょう。

したがって、在庫の請求月と出荷月のタイミングを合わせるためにも、在庫管理の一元化が必須なのです。

ヒューマンエラー

在庫管理に関する作業をヒトが行えば行うほど、凡ミスや誤入力といったヒューマンエラーの発生率が高くなります。ヒトが作業を行う限り、ヒューマンエラーを完全にゼロにすることはほぼ不可能です。

しかし、在庫管理を最適化することで、ヒューマンエラーの発生を限りなくゼロに近づけることはできるでしょう。在庫管理ツールなどを導入することで極力人手による作業を減らし、ヒトが作業を行う場合でもミスが発生しづらい環境を作ることが求められます。

管理ルールが曖昧・徹底されていない

適正な在庫管理を行うためには、徹底した管理ルールの作成とその徹底運用がマストになります。反対に「管理ルールが曖昧」「管理ルールが徹底されていない」ような現場では、適正な在庫管理の実施は困難でしょう。

まず管理ルールが曖昧で属人的な在庫管理や、現場スタッフによって方法が異なる在庫管理を行っているような現場では、在庫数のズレがかなりの確率で生じていると思われます。そのため、入出荷や保管、棚卸、品質管理といった観点において、それぞれ明確なルールを定め、スタッフ全員がそれを順守して運用するようにしましょう。

一方、日々の在庫管理業務のオペレーションが煩雑な場合にも、管理ルールが徹底されにくい状況になります。例えば、人手でカウントしたり、データ入力したりする必要がある在庫が多すぎると管理が追いつかないだけでなく、ヒューマンエラーの発生や業務の手抜きなどが発生する可能性も高くなるでしょう。

そうなると、本来決まった場所で管理するべき在庫を不適切な場所で管理したり、経年劣化で商品価値がなくなった在庫をいつまでも抱え、出荷のタイミングではじめて気がつき顧客に迷惑をかけたりするリスクが生じます。

倉庫が雑然としている

在庫管理が杜撰な現場においては、そもそも商品や資材の保管場所自体が決まっていないケースが散見されます。どこに何があるか分からず、出荷時に在庫がなかなか見つからなくなり、多くの工数を無駄にすることになるのです。

また、倉庫内が雑然としており、在庫を探す度にいちいち他の商品や資材を動かさなくてはならない現場もあります。最悪の場合、在庫が見つからず納期に間に合わなくなる可能性も出てくるでしょう。

したがって、リードタイムを短くして生産性を上げるためにも、倉庫内のどの場所にどの在庫を置くのかわからないという状況は絶対に回避する必要があります。

在庫管理のコツ

在庫管理における悩ましい課題を解決するためには、運用時に以下のポイントを押さえることがコツです。ぜひ、実践してみてください。

KPIの見える化で問題を可視化する

在庫管理という業務では、常にPDCA(Plan・Do・Check・Action)を回し業務改善を繰り返すことで適正な運用が実現できるものです。そのため、まず在庫がどのくらいあるのか可視化することが先決となります。

「どの資材が、どれだけの数量、どの場所に、どのような状態であるのか」が、全て可視化できる状態にすることが、適正な在庫管理の第一歩です。よって、まずは現状の在庫状況を正確に把握するように努めましょう。

通常、多くの企業が棚卸の時期にしか、在庫数の把握を行いません。しかし、理想的には毎週・毎月など短いサイクルで定期的に実施して、適正な在庫数を把握できるようにするのがおすすめです。

正確な在庫数が把握できたら、これまでの運用状況も踏まえ、どの商品を、いつ、どれだけの量が必要か予測してKPIを設定しましょう。KPI通りに適正な在庫数が準備、維持できない場合には、在庫管理のプロセスのどこかに必ず問題があります。

在庫管理がうまくいかない問題点が何か特定し、1つずつ解決していくことが重要です。繰り返しPDCAを回して課題をいくつか解決し、KPIを達成できる運用が見えてきたら、在庫管理の運用がかなり適正化されてきていると考えてよいでしょう。

棚管理の徹底

在庫管理を行う際、必ず実施しなくてはならない作業が棚管理になります。どの棚に、どの在庫が保管されているのか管理する必要があるということです。

棚管理が適正に実施できていない現場では、
・在庫がなくなる
・在庫がみつからない
・在庫を探すのに時間がかかる
といった問題が高確率で発生します。

したがって、以下のような方法で棚管理を徹底しましょう。

・棚ごとに表示札やタグを付ける
・在庫ごとに表示札やタグを付ける
└表示札やタグには品名・商品番号・情報更新日などの情報を付与
・在庫ごとに管理する場所を決めておく
└上記場所に管理することを徹底する
・仕入れ時期に応じて、保管するエリアを変える

なお、表示札やタグはExcelなどで作成したものを利用してもよいのですが、可能であればバーコードやICタグの利用がおすすめです。情報更新を一括管理できますし、ICタグの場合はタグが見えない場所からICカードリーダーでスキャンできるなどメリットも多く、棚管理が圧倒的に効率化できます。

一方、棚管理を徹底するためには、棚卸を毎日実施することも効果的です。

「毎日棚卸するなんて、そんな工数はとても割けない……」と思われるかもしれません。しかし、毎日棚卸を実施していれば、それほど多くの時間はかかりません。それどころか、在庫数の微妙な変化に気付けるようになり、在庫管理の精度を飛躍的に上げられるでしょう。

倉庫の整理整頓を心がける

適正な在庫管理を行う上では、倉庫の整理整頓を常に心がけることが重要です。

先ほども少し触れましたが、雑然と在庫が並ぶ倉庫で、どこに何が置いてあるのか把握できない場合には、リードタイムが長くなり多くのビジネスチャンスを逃す可能性が高くなります。そのため、倉庫内の在庫を整理整頓するのはもちろん、倉庫内の掃除を徹底することも忘れてはいけません。

きちんと整理整頓がなされた倉庫で適正な在庫管理が実施できれば、目的の在庫がどこにあるのか瞬時に把握できるため、リードタイムを短縮化しビジネスチャンスを逃しません。

また、在庫の入荷時期なども分かるように管理することで、経年劣化や型落ちした在庫の判別も簡単に行えるでしょう。

記事の冒頭で在庫はお金に代わる前の商品や資材と説明しましたが、経年劣化した使えない在庫をいくら管理していても一切お金に代わることはありません。それどころか、お金にならない商品や資材を保管するために、倉庫の家賃や管理費が発生するという目も当てられないような状況が想定されます。

したがって、在庫状況を把握しやすくするためにも、倉庫の整理整頓、掃除の徹底を忘れないようにしましょう。

在庫管理ツール・ソフトを使う

最近は在庫管理ツールやソフトを導入して、在庫管理を行う企業が増えています。在庫管理ツール(ソフト)とは、在庫管理を適正に実施するために、在庫の入出庫情報などの入力を早く正確に入力し、一元管理できる仕組みのことです。

商品や資材の種類や量が増えると、在庫管理業務を紙の台帳などで実施するのは困難になります。また、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで管理している企業も多いと思いますが、
・Excelは複数のスタッフで同時に編集できない
・GoogleスプレッドシートはURLを知っていれば第三者が編集できてしまうこともある
・人手によるデータ入力でヒューマンエラーが発生する
・データが漏洩・破損する場合がある
・扱えるデータ数に上限がある
といった問題もあるため、大規模な在庫管理を行う企業には不適切といわざるを得ません。

一方、在庫管理ツールを導入すると、在庫管理業務の効率化が実現できます。在庫管理ツールでは、バーコードやICタグをハンディターミナルなどで読み取り、在庫データをデジタルで一括管理することが可能です。

そのため、在庫データの入力やカウント時に発生するヒューマンエラーの発生を抑え、管理業務の質が向上する効果が期待できます。重複作業や在庫の不整合などが発生する頻度が減り、生産性も大きく上がることでしょう。

また、在庫管理ツールを活用すれば、入庫から検品、ピッキング、出荷といった全ての工程をトレースすることが可能になるため、在庫状況の変化をリアルタイムに可視化できます。もちろん、ほぼ全ての業務をペーパーレス化することもできるため、テレワークや働き方改革の推進にも役立つことでしょう。

さらに、在庫管理のデータは過去分も含め、正確に蓄積されますので、将来的に必要な在庫の見通しが立てやすくなり、経営にも活かせる情報が得られます。その結果、企業全体の生産性が上がり、売上向上につながりやすくなるのです。

したがって、在庫管理の適正化を実現したい企業は、在庫管理ツールの導入を早めに検討するべきでしょう。

在庫管理の注意点

日々の在庫管理業務を適正化するためには、ヒューマンエラーを抑制し、在庫管理データを共有しながら継続的な業務改善に取り組む必要があります。

ヒューマンエラーの発生

在庫管理を適正化するためには、ヒューマンエラーの発生を抑えるための仕組みづくりが必要不可欠です。

例えば、在庫管理システムを導入して、在庫情報をリアルタイムに把握できるようになった場合でも、入荷した商品をスタッフが入庫処理するのを忘れていたら意味がありません。倉庫内にせっかく在庫があっても、それが顧客の元へ届けることができず売上化できないことになります。また不適切な出庫処理が行われた場合であれば、顧客先への納品日になったら実は在庫がなかったという状況も考えられるでしょう。

在庫管理業務は現場のスタッフが実施することが多く、視野が狭くなることが課題になります。よって、現場のスタッフに在庫管理の重要性を示し、適正な運用ができなかった場合、会社の売上にどのような悪影響が及ぶのか普段から意識してもらえる風土を作ることも重要なポイントです。

現場のスタッフが経営者と同じ視点を持つことは難しいと思います。しかし、在庫管理が適正化できないことで会社の業績が悪化して給料が下がり、最悪の場合、解雇される可能性があることなどを伝え、自分事にしてもらうことが重要なのです。

在庫管理に関する情報を共有する

社内で在庫管理を最適化するためには、在庫管理に関する情報をできるだけ多くのスタッフが共有できるようにしておくことが重要です。

在庫管理は倉庫だけでなく、営業部門や購買部門、また製造部門や物流など、多くの部門で実施する必要があります。そのため、情報を一元管理し、在庫管理に関わる全てのスタッフがいつでも最新の情報を確認できるようにすることが大切です。

紙やスタッフのパソコンの中にある管理シートを使っているような場合、リアルタイムな情報共有は難しいでしょう。やはり在庫管理ツールを導入して、一元管理できる体制を構築するのが賢明といえます。

また、欲しい在庫の状況をスタッフが瞬時にみつけられる検索機能も、在庫管理業務には欠かせません。最近の在庫管理ツールは優れた検索機能を持つサービスも多いので、この点においても導入を前向きに検討する価値が大いにあるでしょう。

改善データの取得には継続して取り組む必要がある

在庫管理の目的はリードタイムを短縮化し、必要な在庫を必要なタイミングで必要な数だけ準備することで、顧客満足度を上げ売上拡大につなげることです。そして、そのためには日々の在庫管理業務のPDCAで得られた改善データの取得が欠かせません。

在庫管理の適正化を実現するためには、将来的な需要予測も重要なポイントです。しかし、在庫数の正確な予測を立てるためには、過去の在庫管理に関するデータを詳細に分析する必要があります。

正確なデータ取得を行うためにも、在庫管理ツールの導入が効果的です。また、リアルタイムにデータ分析を行える在庫管理ツールであれば、妥当性の高い分析結果が得られるでしょう。

昨今は新型コロナウイルスや自然災害などの影響もあり、将来的な市場の動きが読みづらい状況にあります。よって、改善データを継続的に取得し、市場の変化に柔軟に対応できる分析体制を構築することが、在庫管理業務には求められるのです。

在庫管理の改善で売上UPやコスト削減に

在庫管理を適正化することで生産性が上がれば、売り上げUPやコスト削減につながります。そのためには、やはり在庫管理ツールの導入がおすすめです。

最近はクラウド型の在庫管理ツールが主流になっており、初期費用を抑え素早く導入できるようになっています。また、月々の利用料金も安価なものが多く、費用対効果が非常に高い点がポイントです。

多くのクラウド型の在庫管理ツールは無料のお試し期間を設けていますので、まずはトライアルで導入し、自社に合ったツールかどうか判断してみてはいかがでしょうか。

クラウド型「鉄人くん」で効率的に在庫管理できる

在庫管理の適正化があらゆる業種の企業において、重要な業務だということがわかっていただけたと思います。また、在庫管理の適正化には在庫管理システムの導入が有効です。

クラウド型「鉄人くん」も在庫管理の効率化におすすめのサービスになります。鉄人くんはクラウド型生産・販売管理システムで、受発注管理を最適化しあらゆる場所で、いつでも在庫状況はもちろん、納期管理、工程管理、外注管理などが把握できる点がメリットです。

また、ITリテラシーがそれほど高くないスタッフでも、簡単に操作できる優れたUIやUXを備えているため、導入後すぐに使いこなすことができるでしょう。本記事を読んで鉄人くんに興味が沸いた方は、ぜひこちらからお気軽にお問合せください。

 

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