製造業における業務フローとは

製造業の場合、工程ごとに業務フローがある程度分かれています。例えば、以下のような業務に分かれているケースは非常に多いでしょう。

1.受注・設計

2.資材購入

3.加工・進捗管理

4.組み立て・品質管理

5.出荷・在庫管理

6.流通・売上管理

そして、例えば一言で設計といっても、デザイン→詳細設計→試作・テスト→製図とそれぞれの業務フローがあります。つまり、製造業として生産活動を行ってきた企業であれば、大まかな工程ごとの業務フローは、ある程度決まっているといえます。

つまり、業務改善となった場合、作業量の軽減や無駄なコストの削減を行う必要があります。加えて、中小企業などでは、一定の業務が属人化していることも多いため、属人化している業務を把握したうえで、システムなどに変えていく取り組みも日本では増加しつつあるのが現状です。

業務フローを把握しなければ業務改善を行うことができません。製造業における効率化を行う場合には、業務フローの把握と課題を明確にすることを心がけましょう。

生産管理業務の業務フロー

製造工程における全体的な管理を行う生産管理業務は、製造業における生産活動に直結する業務であるため、責任は重大です。とくに、製造業における人材やコストなどの管理に対しては、経営上の数字を左右することも少なくありません。

以下は、生産管理業務の業務フローになります。

1.材料の購入、外注費の管理

2.在庫管理

3.人材(労務管理)

4.納期管理

5.品質管理(制作後・出荷後)

実際、総合的な管理を行うのが生産管理業務だといえるものの、製品を作る過程や作業に関わるというよりも数字などのデータから改善を促す業務だといえます。

業務を行うための工程は、企業によっても異なるものの、改善点に関しては実際の作業者の意見も含めたうえで慎重に検討していく必要があります。

生産管理の場合、どの工程で問題が発生しているのかを細かく管理しなければなりません。例えば、製品の設計が上手くいっていたとしても、商品を加工する手順や方法を間違った場合、取引先に納品することができなくなります。さらにいえば、使用している機器に悪影響を与えることもあるでしょう。

そうした問題点を見つけるためにも、業務フローを明らかにしなければ生産管理業務も形だけになってしまいます。

業務フローの明確化から効率化を

中小企業においては、マニュアルがあったとしてもその担当部署以外の人が全く業務内容を把握していないことも少なくありません。仮に、このような状態で一定の部署の人材が全て退職してしまった場合には、業務が成り立たなくなってしまいます。

そして、属人化を避けるためにも業務フローに沿った手順を図解にするフローチャート(業務フロー図)を作成しましょう。製造業に限った話ではないものの、業務フロー図を作成することによって以下のような効果があります。

• 業務内容が把握しやすい
• どの部門がどのような作業をしているのかわかりやすい
• 誰かに提案する際も説明しやすい

また、フローチャートを作る際には、現在の業務内容に対する偏りや矛盾を発見することも可能です。場合によっては、マニュアルを一新するなどの工夫も必要となってくるでしょう。例えば、数百ページもあるものよりも、数十ページ程度で簡潔にまとまっているものやデータとして共有できるものの方が利便性が高いといえます。

業務フローを作る際の注意点

業務フローを作る際の最大の注意点は、なぜ業務フローを作る必要があるのかという点を従業員に周知することです。例えば、リーダー以外では、工程の内容を知らないといった場合に、リーダーが退職したとしましょう。その場合、具体的な引き継ぎも行われない可能性が高く、業務内容の全容を把握することができません。

そのため、以下のポイントに注意しながら、業務フローを作成しましょう。

• 作る目的を明確にする(1つの作業に対する業務内容の明確化)
• 提供する人材の立場を検討する
• 提供する部署や工程の内容を把握、定義する
• 誰もがみてもわかる内容にしていく
• 統一された記号などのルールを明確にする

この中でもとくに目的と人材の設定が大切です。また、管理者や作業者によって必要な項目や手順も異なるため、それぞれに必要な項目に分けていきましょう。ちなみに、業務フローを整理する場合は、一度作ったとしても完了ではなく、改善していく必要があります。

例えば、実際の作業者の意見を取り入れながら、自社にあった内容に合わせていくなどの取り組みも可能です。しかし、業務内容を細分化する必要があるため、それぞれの工程にある程度詳しい人材による協力も必要です。

生産管理業務に関する注意点

生産管理業務は、全行程の管理を行い、業務効率化を図るための業務です。各工程のリーダーが兼任していることもあるものの、中小企業においては、各部署の意志統一ができていないケースも少なくありません。

例えば、生産管理業務を手動で行っている場合、人為的なミスは発生しやすいといえます。生産予想などに関しても経験などに頼ったものでは、いずれ立ち行かなくなることは目に見えています。また、役職を決めていても日々の業務のみでリソースが埋まっていることも少なくありません。

そのため、細分化した業務フローを作成した場合でも効果がないという結果になることも想定されます。しかし、細分化された業務フローがあれば、生産管理システムの導入はしやすくなります。

生産管理システムで業務フローの改善を

生産管理システムの導入によって、工場全体の業務を効率化することができます。その理由として、生産管理システムがカバーできる範囲で管理業務のみではなく、在庫や品質管理など用途の幅が広いためです。また、システムによる判断であるため、自動化が可能となるため、人が関わる業務も減少します。

そして、生産管理システムによって、業務フローを把握し、改善することも可能です。システムとして受注から出荷・在庫管理を任せることができるだけでなく、システムにアクセスできれば、誰でもデータを閲覧できます。そのため、誰が生産管理儀用務担当者となった場合でも無理なく業務を遂行できる点はメリットだといえるでしょう。

とくに業務改善に時間をさけていない事業者の方、生産管理業務における各種計算がリソースとして重い方にはおすすめできるシステムです。

まとめ

製造業における業務フローは、各業務を細分化したうえで分かりやすく伝えるなどの努力が必要となります。どの工程でも発生する労力は大きく変化はなく、業務の効率化を目的とする生産管理業務でも同様です。

そのうえで、生産効率を高め、人為的なミスを減少させたい場合には、生産管理システムの採用を検討してみましょう。クラウド型であれば、月間のコストも安価であるだけでなく、最小の範囲から導入が可能である点がメリットといえます。

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