在庫管理とは?

在庫管理

在庫管理とは?基礎知識から効率的な管理方法まで分かりやすく解説

製造業の運営などでは、在庫管理の適正化が事業に大きな影響を与えます。在庫管理を適正化することで、余剰在庫や無駄な作業工数を減らし、収益を改善することが可能です。

在庫管理を適正化するためには、在庫管理システムの有効活用が欠かせません。とはいえ、「適正な在庫管理と言われても、何をしたらよいかわからない……」という方いることでしょう。

そこで今回は、在庫管理の手法や効率的なやり方をどこよりも分かりやすく解説します。

在庫管理とは

まずは在庫管理がどのような活動なのか、知っておきましょう。

「在庫管理」とは必要な資材や商品を、必要な量を必要なタイミングで供給するために、適正な在庫数を維持するための活動です。在庫管理の主な目的は、企業の収益増加とコスト削減になります。

在庫管理を適正化することで、顧客ニーズにあった資材や商品を準備できる体制が構築できるようになり、リードタイムを短くすることが可能です。また、余剰在庫やダブりなどをなくし、必要最低限の在庫を保つことができます。

近年はクラウドベースの在庫管理システムが増えており、在庫管理の運用を低コストに実現可能です。在庫管理システムを導入することで、在庫管理にかかる工数の削減や設備投資の抑制ができますので、運用・管理コストの削減にもつながるでしょう。

しかし、在庫管理を適正に実施できない場合は、余剰在庫が発生するだけでなく、顧客ニーズを満たすことができなくなり、収益悪化につながる可能性が高くなります。そのため、収益悪化のリスクを回避するためにも、適正に在庫管理をおこなう方法を知っておかなければなりません。

なお、在庫を抱えているだけでは、当然ながら収益は上がらないので、資材や商品を出荷してすばやく現金化することが求められます。したがって、在庫管理を適正化することで社内の在庫状況を可視化することはもちろん、日々の運用結果を分析しながら在庫管理の適正化を継続的に実施することが求められるのです。

在庫管理が重要な理由

企業が在庫管理を適正化する必要があるのは、以下のような理由があるからです。

在庫情報の一元管理で余剰在庫・欠品を減らせる

在庫管理が適正化され、在庫を一元管理できるようになれば、余剰在庫を減らすことが可能です。

余剰在庫を抱えてしまうと、企業にとってはお金にならないコストをいつまでも抱え続けることになります。しかし、適正な在庫管理を実施することで在庫状況がリアルタイムに確認できれば、必要最低限の仕入れや出荷を実施できるようになるため、余剰在庫を減らし無駄なコストの発生も抑えられるでしょう。

また、顧客から発注が入った際、在庫が欠品状態では、大切なビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。よって、在庫をリアルタイムに確認し、今後必要になる在庫量を予測できるようになることも在庫管理の大きなメリットです。

つまり、在庫管理の適正化は、そのまま企業のキャッシュフローの改善にもつながるため、必要不可欠な活動といえます。

人件費や格納スペースといった管理コストの削減

適正な在庫管理が実施できれば、人件費の削減効果も期待できるでしょう。

在庫管理には、入出庫や棚卸、データ入力、発注、見積、請求書の発行など、関連する業務が山ほどあります。そのため、在庫管理をおこなう場合には、多くの人件費が発生することが一般的です。

しかし、在庫管理が杜撰になると、こうした作業の出戻りが発生する頻度が増え、無駄なコストが発生する可能性が高くなるでしょう。さらに余剰在庫が発生することで、お金にならない在庫の管理コストが発生するという点も覚えておきましょう。

一方、在庫を抱えるということは、資材や商品を置くスペースの確保も必要です。よって、できるだけ在庫を少なくすることで、倉庫の家賃や管理を抑えられます。こちらも在庫管理を適正化する大きな理由の1つといえるでしょう。

工数の削減により作業効率や生産性が向上する

在庫管理を適正化することで、業務効率化につながり生産性が向上する効果も期待できます。在庫管理業務に携わるスタッフの負荷が下がり、残業抑制などにもつながることでしょう。

また、生産性が向上するということは、リードタイムの短縮化できるため収益向上にもつながりやすくなります。したがって、在庫管理の適正化を実現できれば、働き方改革へ一歩近づくことができるでしょう。

さらに、在庫管理が適正化しリアルタイムに状況が把握できるようになることで、市場変化や季節などの要因と併せて分析し今後の需要予測が可能になります。繁忙期を見据え早めに在庫を確保することによって、ビジネスチャンスを最大限に活かせるでしょう。

なお、在庫管理の生産性を向上させるためには、在庫管理システムの有効活用がおすすめです。在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務の効率化や適正化だけでなく、ヒューマンエラーの抑制にもつながります。以下で、主な在庫管理システムの種類を紹介するので参考にしてみてください。

主な在庫管理の方法

在庫管理システムは「クラウドサービス」「パッケージソフトウェア」「エクセル・スプレッドシート」の3種類が一般的です。それぞれどのようなサービスなのか解説します。

クラウドサービス

クラウドサービスの在庫管理システムとは、Webブラウザからクラウド上にある在庫管理システムを利用するタイプのサービスです。

Webブラウザからアクセスして使えるため、インターネット環境がある場所であれば、どこでも利用できます。そのため、拠点が複数ある場合でも、インターネットを介して在庫の一元管理が可能です。

クラウドサービスの在庫管理システムのメリットは、企業側のソフトのインストールやサーバー環境の構築が不要なため、コストを安く抑え早く利用できる点が挙げられます。また、自然災害などのトラブルが発生した場合でも、ベンダー側で対応してくれますのでメンテナンスコストを安く抑えることも可能です。また、在庫管理のデータはクラウド上に保存されますので、物理サーバーのように災害などでデータがなくなるリスクも抑えられるでしょう。

ただし、クラウドサービスの在庫管理システムはインターネットを介してサービスを利用する性質上、セキュリティ対策を適正実施が必要不可欠です。

パッケージソフトウェア

パッケージソフトウェアの在庫管理システムとは、自社サーバー内にソフトをインストールするタイプのサービスです。いわゆる「オンプレミス型」「自社サーバー型」と呼ばれるタイプになります。

パッケージソフトウェアの在庫管理システムは自社でサーバーの開発がおこなえるため、自社ニーズに合わせて自由にカスタマイズできることや、堅牢なセキュリティ施策が施せる点がメリットです。さらに、自社の専用回線を活用することで、安定した在庫管理システムの運用環境を作ることができます。もちろん、オフラインで在庫管理システムを運用することも可能です。

一方、デメリットとしては、それらの環境を開発するためのコストや、開発・運用がおこなえるスキルを持った人材の確保や育成が必要になる点でしょう。また、トラブルが発生した場合、すべて自社内で解決しなくてはいけない点や、災害などの場合には大切なデータがなくなる可能性もあります。そのため、クラウドサービスの在庫管理システムに比べ、導入・運用のハードルが高くなる点は否めません。

エクセル(Excel)・Googleスプレッドシート

在庫管理はエクセルやGoogleスプレッドシートで実施することもできます。無償のオープンソース開発の在庫管理用シートもたくさんありますので、有効活用できれば安価に在庫管理システムを作ることが可能です。

関数やマクロなどを駆使することで、本格的な在庫管理システムを作ることができます。また、エクセルやスプレッドシートはパソコンを使ったことがある方であれば、比較的簡単に利用できますので、導入から運用がスムーズにおこなえる点もメリットでしょう。

ただし、エクセルやスプレッドシートはあくまでも表計算ソフトで、在庫管理システムでもデータベースシステムでもありません。そのため、扱えるデータ数に上限があることや、エクセルの場合は複数のスタッフが同時に編集することができない点などがデメリットです。

一方、スプレッドシートは複数スタッフの同時アクセスは可能ですが、セキュリティ面が堅牢ではないので、データ流出や破壊のリスクがつきまといます。したがって、エクセルやスプレッドシートで在庫管理が可能な企業は、在庫の商品数や従業員数が少ないことが条件です。

効率的な在庫管理に必要なこと

効率的に在庫管理をおこなうためには、以下のポイントに注意しながら進めましょう。

バーコードやICタグシステムで効率化を図る

在庫管理で重要なポイントは、正確な在庫情報のデータ入力です。そのため、人手による運用ではヒューマンエラーが発生する頻度が上がるため、もっと正確にデータ入力できる方法を検討する必要があります。そのため、バーコードやICタグシステムを有効活用して、在庫管理業務の効率化を図ることが一般的です。

資材や商品にバーコードを貼り、ハンディターミナルなどのデバイスを使って読み取ります。このとき、品目と数量については手動で入力する必要ありますが、すべて人手で実施する場合に比べ、大幅な工数削減とヒューマンエラーの抑制効果が期待できるでしょう。

一方、ICタグとは、電波などを発する特殊なタグを商品につける方式です。タグだけでなくシールやコインタイプなどさまざまな種類があり、ICチップとアンテナが備え付けられています。

ICタグのメリットは複数の資材や商品を同時に読み取れる点です。また、タグ自体が見えない状態でもスキャンできますので、バーコードよりも効率的に在庫管理が実施できます。

いちいち商品のラベルを探す作業がなくなるだけでも、かなりの工数削減につながるでしょう。

ICタグはバーコードに比べ、多くの情報が読み取れる点も大きなメリットです。そのため、これまでバーコードだけでは管理できなかった資材や商材の在庫管理も可能になります。

また、ICタグはICタグリーダーを使って読み取る必要がありますが、スマホのアプリと連携したものもあります。そのようなタイプのICタグリーダーは安価なものが多いので、スマホと連携させることでコストカットにもつながるでしょう。さらに、ICタグの登録情報はシステム上で更新できますので、資材や商品の場所が変わっても問題ありません。バーコードのような張替え作業が発生しないため、非常に便利です。

自社に合った発注方式を選ぶ

最適な在庫管理をおこなうためには、自社に合った発注方式選択することが必須です。発注方式はビジネスモデルや扱う商品やサービスによって大きく異なりますので、まず自社に最適な発注方式はどれなのか確認しておきましょう。

発注方式は大きく6種類あります。それぞれの発注形式について簡単に説明します。

発注方式名 概要
定量発注方式 一定の在庫数になった段階で、発注する方式。(このポイントを「発注点」と呼ぶ)

常に安定した発注が継続する資材や商品に適している。その反面、急なニーズの拡大などに柔軟に対応できない。

定期発注方式 「毎月25日」といった定期的なタイミングで発注する方式。タームごとの需要の増減に柔軟に対応できる。
簡易発注方式 プライオリティの低い在庫を管理する方式で、以下2つの方式がある。

・ダブルビン方式

2つの在庫を準備し、どちらかがなくなった段階で発注をおこなう方式。

・補充方式

あらかじめ指定した量の在庫がなくなった段階で発注する方式。

不定量不定期発注方式 定量発注方式と同様、発注点を下回ったときに発注する方式。ただし、都度需要に最適な発注量に調整をおこなう。
同期化発注方式 契約内容で取り決めた一定数の在庫を発注先から毎日納品させる方式。

毎回発注するのが手間な在庫発注に適しているが、量が一定のため需要の増減に柔軟に対応できない場合がある。

分納発注方式 在庫計画を定期的に設定し、それに合わせて発注する方式。年間スケジュールなどで決める場合は、需要の変化に対応しづらい点がデメリット。よって、計画の見直しが適宜必要になる。

多くの企業が定量発注方式と定期発注方式のどちらかに該当すると思いますので、業務フローに最適な方式を見極め、それに合った在庫管理システムを導入しましょう。

リードタイムの短縮

在庫管理をおこなう上では、資材や商品のリードタイムが長期化しないように注意する必要があります。リードタイムとは在庫の発注をスタートしてから、納品して検品が終わるところまでの時間です。

リードタイムが長くなると、顧客のニーズに柔軟に対応できなくなり、ビジネスチャンスを失う可能性が高くなります。顧客が欲しいタイミングで欲しい量の在庫を入手できれば、それだけ収益化できるチャンスも多くなるわけです。

よって、在庫管理を最適化してリードタイムを短縮することは、企業の収益向上のためには必須といえるでしょう。在庫管理システムを導入する際には、自社のリードタイムがどの程度短縮化できるか意識することが非常に重要です。

クラウド型「鉄人くん」で効率的に在庫管理できる

在庫管理の適正化があらゆる業種の企業において、重要な業務だということがわかっていただけたと思います。また、在庫管理の適正化には在庫管理システムの導入が有効です。

クラウド型「鉄人くん」も在庫管理の効率化におすすめのサービスになります。鉄人くんはクラウド型生産・販売管理システムで、受発注管理を最適化しあらゆる場所で、いつでも在庫状況はもちろん、納期管理、工程管理、外注管理などが把握できる点がメリットです。

また、ITリテラシーがそれほど高くないスタッフでも、簡単に操作できる優れたUIやUXを備えているため、導入後すぐに使いこなすことができるでしょう。

鉄人くんを導入することで、
・受注管理
・在庫管理
・請求書管理
・履歴管理
・受注・仕入管理
・マスター管理
・売上管理
・納品書・ラベル作成作業
といった在庫管理に関するあらゆる業務が効率化できます。
本記事を読んで鉄人くんに興味が沸いた方は、ぜひこちらからお気軽にお問合せください。

 

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